Sự thay đổi từ các thế hệ Luật Doanh nghiệp đã mang đến tư duy quản trị hiện đại và linh hoạt hơn cho các tổ chức kinh tế tại Việt Nam. Thay vì bó buộc quyền lực vào một cá nhân duy nhất, pháp luật hiện hành trao toàn quyền tự chủ cho doanh nghiệp trong việc phân công người quản lý và lưu giữ con dấu, từ đó tối ưu hóa quy trình vận hành và kiểm soát nội bộ.

Hành lang pháp lý cởi mở: Doanh nghiệp tự quyết định người giữ con dấu

Theo quy định tại khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu được thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế do chính doanh nghiệp, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện ban hành.

Như vậy, pháp luật hoàn toàn không quy định cứng nhắc hay bắt buộc bất kỳ chức danh cụ thể nào phải là người giữ con dấu công ty. Thay vào đó, nhà làm luật để cho các doanh nghiệp tự quyết định cách thức tổ chức phù hợp nhất với mô hình hoạt động và nhu cầu thực tế của mình.

Bước chuyển biến từ mô hình quản lý tập trung sang linh hoạt

Nhìn lại lịch sử lập pháp, sự thay đổi này là một bước tiến lớn nhằm tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp:

• Dưới thời Luật Doanh nghiệp 2005 trước đây: Pháp luật ấn định rõ ràng rằng người duy nhất có thẩm quyền quản lý con dấu công ty chính là người đại diện theo pháp luật. Quy định này đôi khi gây ra sự ách tắc trong công việc khi người đại diện vắng mặt tại trụ sở, đòi hỏi mọi văn bản, giấy tờ đều phải chờ chữ ký và con dấu từ một đầu mối duy nhất.

• Trong giai đoạn hiện nay: Tính linh hoạt đã được đề cao tối đa. Các công ty được toàn quyền lựa chọn bất kỳ cá nhân nào có đủ độ tin cậy và trách nhiệm để giao quyền giữ con dấu, đáp ứng nhanh chóng nhịp độ giao thương khẩn trương của nền kinh tế thị trường.

Thực tiễn phân công quản lý con dấu tại các doanh nghiệp

Tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động và mức độ phân quyền trong nội bộ, các doanh nghiệp hiện nay thường áp dụng một số mô hình quản lý con dấu phổ biến sau:

1. Người đại diện theo pháp luật trực tiếp quản lý: Đây vẫn là thông lệ phổ biến tại các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, công ty gia đình hoặc doanh nghiệp siêu nhỏ, nơi người đứng đầu muốn kiểm soát trực tiếp toàn bộ các văn bản pháp lý, hợp đồng quan trọng.

2. Giao cho bộ phận văn thư hoặc kế toán: Tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, nhằm đảm bảo tiến độ xử lý chứng từ hàng ngày, các vị trí như nhân viên văn thư, kế toán trưởng hoặc kế toán viên thường được phân công trực tiếp lưu giữ con dấu ngay tại trụ sở công ty.

   

Ràng buộc pháp lý và cơ chế kiểm soát nội bộ

Việc trao quyền cho văn thư hay kế toán giữ con dấu giúp công việc trôi chảy, nhưng đi kèm với đó là yêu cầu thiết lập các hàng rào kiểm soát nội bộ vô cùng chặt chẽ để phòng ngừa rủi ro lạm quyền hoặc thất thoát.

Hầu hết các doanh nghiệp áp dụng mô hình phân quyền đều đưa vào Điều lệ hoặc Quy chế nội bộ những nguyên tắc bất di bất dịch:

• Con dấu bắt buộc phải được lưu giữ cố định tại trụ sở chính của doanh nghiệp.

• Người giữ dấu (như kế toán hay văn thư) chỉ được phép đóng dấu lên các văn bản, chứng từ khi đã có sự phê duyệt đúng thẩm quyền.

• Nghiêm cấm việc mang con dấu ra khỏi trụ sở công ty nếu không có sự chấp thuận bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật.

Việc nắm vững các quy định pháp lý về quản lý con dấu không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống vận hành chuyên nghiệp, minh bạch mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của chính các nhân sự trực tiếp làm công tác hành chính, kế toán trong quá trình thực thi nhiệm vụ được giao.